Una Virtual Data Room sicura e personalizzata:
la soluzione che fa per voi

 
Una soluzione di Virtual Data Room deve offrire tre vantaggi prioritari: un ambiente sicuro dove condividere informazioni e documenti, un servizio su misura per le particolari esigenze del cliente, una soluzione semplice da usare per trovare velocemente le informazioni. BLIN DATA ROOM è stato progettato e realizzato da X DataNet per soddisfare esattamente queste esigenze. Vantaggi tangibili per ogni organizzazione.

Con BLIN DATA ROOM le aziende possono disporre di un ambiente condiviso, online e sicuro dove raccogliere le informazioni riservate. I responsabili hanno a disposizione report dedicati per fare le opportune valutazioni. Gli operatori coinvolti condividono nella Virtual Data Room una grande quantità di dati riservati e confidenziali (comunque non destinati al pubblico). Informazioni inerenti al bene in vendita, agli interessati all’acquisto, come tipicamente accade nel corso di un’operazione di due diligence per la cessione di un’azienda o di un ramo di essa. Per questo, BLIN DATA ROOM offre il vantaggio di permettere agli esperti in varie discipline di esaminare al meglio i dati, riducendo al minimo le criticità (perdita di tempo, di risorse, di opportunità, etc.).
 

Una piattaforma online dove
la sicurezza è la priorità

 
Nelle attività di due diligence i responsabili coinvolti sono spesso di società diverse e distanti geograficamente. Nella Virtual Data Room possono trovare e approfondire online le informazioni relative all’oggetto di una trattativa, nel modo più efficace possibile. Naturalmente, trattandosi di decisioni strategiche per un’azienda, dove si identificano i rischi e i problemi connessi ad acquisizioni e cessioni aziendali o emissioni di strumenti finanziari, la protezione dei dati è la massima priorità. Per questo BLIN DATA ROOM offre a questi responsabili il vantaggio di un ambiente sicuro dove trovare informazioni protette ed aggiornate.

L’obiettivo primario di BLIN DATA ROOM è proteggere i dati che gestisce (sicurezza by-design). Pratiche come telefonate urgenti, richieste di invio di documentazione riservata via e-mail e semplici repository non garantiscono livelli accettabili di tutela delle informazioni. Per questo, l’accesso alle funzioni applicative del software è basato su ruoli per controllo accessi e autorizzazioni personalizzate. Inoltre, oltre alla coppia di credenziali – nome utente e password – è disponibile l’autenticazione multi-fattore (Two-Factor Authentication). Il software garantisce elevati livelli di sicurezza dei dati grazie alla cifratura/crittografia (AES-128-CTR) delle informazioni presenti sul portale, oltre che ad un sistema di business continuity e disaster recovery.

La Virtual Data Room permette di definire le policy di sicurezza ritenute più idonee, caso per caso. Un vantaggio oggettivo. Possono essere definite, a livello di configurazione, le possibilità di stampare, di salvare in locale e di condividere i documenti. Ogni documento può inoltre essere personalizzato con watermark/filigrane in base agli utenti. BLIN DATA ROOM prevede funzionalità di Audit trail: tutte le azioni security-relevant sono registrate cronologicamente nel audit log di sistema.
 

Una Virtual Data Room
su misura per ogni esigenza

 
Una Virtual Data Room è un ambiente realizzato ad hoc che, per definizione, rimane attivo solo il tempo necessario, (misurato in mesi, al massimo qualche anno). La possibilità di essere configurato esattamente per soddisfare necessità molto diverse è un significativo valore aggiunto. Con BLIN DATA ROOM gli utenti dispongono di un unico ambiente Web specifico per ogni singolo progetto (acquisizioni, cessioni, quotazioni, obbligazioni, etc.) per prendere decisioni importanti.

Ogni Virtual Data Room è usata per un tempo determinato, per questo le necessità di formazione devono essere ottimizzate. Il software è multi-lingua e si adatta alla lingua configurata per ogni utente. Gli utenti dispongono di funzionalità di Q&A, con documentazione specifica da consultare. Hanno inoltre la possibilità di porre domande/questioni ai quali gli utenti designati devono rispondere (in modo pubblico o visibili a singoli destinatari). Il supporto tecnico è attivo con assistenza telefonica (orari ufficio) o con SLA concordati con l’azienda. Gli eventuali interventi tecnici che si rendessero necessari sono eseguiti da remoto.

Con BLIN DATA ROOM si ottimizzano anche i tempi di consultazione. Si possono organizzare i documenti in cartelle, distinguerli per categorie e dividere quelli letti/non letti. Per quanto riguarda i report, il manager può disporre di funzionalità di questo tipo per conoscere le informazioni che sono state consultate.
 

Un ambiente intuitivo dove
trovare velocemente quello che ti serve

 
I responsabili coinvolti nelle due diligence accedono a BLIN DATA ROOM usando i loro dispositivi (tablet, PC e smartphone) e con qualsiasi browser. Di fatto, ognuno vede solo la documentazione digitale a lui riservata, sempre aggiornata e disponibile 24 ore al giorno. Si ottimizza il tempo di ognuno e non sono più necessarie telefonate ed e-mail con richieste urgenti di documenti.

Il sistema coniuga i livelli più elevati di sicurezza delle informazioni con una semplicità d’uso notevole. La ricerca e l’utilizzo di contenuti, documenti e report è strutturata su un’organizzazione minimale e intuitiva delle informazioni. Ogni utente vede solo le informazioni che gli servono, grazie alla profilazione degli accessi, e alle quali può accedere, in base al proprio ruolo. Il suo utilizzo non richiede particolari competenze informatiche: per questo motivo, basta una formazione minima per poter accedere alle informazioni che servono.

Il potente motore di ricerca avanzata delle informazioni full-text permette di trovare velocemente le informazioni che servono all’internbo della Virtual Data Room. Il formato PDF dei file è quello consigliato per ragioni di sicurezza e di facilità di utilizzo. Se si caricano documenti in altri formati (Word, ad esempio), il software li trasforma in PDF automaticamente.
 

Un software specializzato fatto
da un’azienda esperta in dati riservati

 
BLIN DATA ROOM è stato realizzato da X DataNet, società italiana che ha un significativo know-how nella fornitura di software per la gestione di informazioni e documenti riservati.

L’azienda fornisce a grandi e importanti società e gruppi una soluzione per la gestione “digitalizzata” dei Consigli di Amministrazione e dei Comitati Esecutivi, CDA ON BOARD. In più, supporta numerose banche (SpA quotate e non, banche popolari, BCC) nella gestione delle assemblee dei soci e delle relative votazioni (online, elettroniche, cartacee e manuali). L’esperienza di oltre 20 anni nella gestione di dati delicati e riservati è messa a frutto ogni giorno per rendere ancora migliore la Virtual Data Room.